La scelta della location per il ricevimento è uno dei compiti più ardui da affrontare. Non c'è limite per la selezione: un castello, grota, museo, agriturismo, villa, ristorante, albergo, masseria, giardino, discoteca, spiaggia, rifugio sulle montagne, tutto dipende da voi.
Si, il lougo del banchetto deve assolutamente corrispondere a voi e condizionerà lo stile del recivimento. Potete scegliere il luogo che vi sta più al cuore.
Qui alcuni punti per non fare di questo compito una tortura:
- Determinate il prezzo massimo che potete dedicare alla voce “sala”.
- Considerare il clima; una location all'aperto non è la scelta più azzardata per un matrimonio d’inverno.
- Che tipo di ricevimento offrite: buffet, cena, pranzo, aperitivo?.
- Iniziate a cercare un anno prima della data in cui intendete sposarvi.
- Cercate su internet, stampate qualunque informazione utile, sfogliate reviste spezializzate. Date una occhiata nelle librerie le “guide di turismo” e iniziate la caccia al castello, agriturismo, salone, villa-ristorante che fa per voi.
- Tenete in considerazione la distanzia tra la chiesa e la location; un tragitto più lungo di 30 o 40 minuti potrebbe stancare molti gli invitati.
- Il locale deve essere accesibile. Gli invitati non devono perdersi. Si consiglia di scegliere la soluzione più vantaggiosa per la maggior parte degli ospiti, una giusta attenzione ai vostri ospiti impone inoltre di scegliere la location tenendo conto anche delle loro esigenze soprattutto se sono di certa età. Fornite ai vostri invitati una piantina con le indicazioni su come raggiungere il posto (solitamente se consegna insieme all’invito).
- Preparatevi una scheda dove segnare le domande da porre ai gestori.
- Dopo di scegliere i possibili candidati, verificate la loro disponibilita, il luogo si puo affitare nel periodo che avete definito?.
- Prendete appuntamente con quelli che vi sembrano più consoni ai vostri desideri e ai vostri bisogni.
- La competenza non significa che dobbiate precipitarvi sul primo posto a disposizione.
- Ogni volta che fate un colloquio con il ripresentante della location, non dimenticare fare un elenco detagliato degli costi extra (costi nascosti).
- Il prezzo e compreso d'Iva?.
- Chiedete un preventivo scritto a tutti coloro che avete pre-selezionato.
- Se finalmente vedete che il posto è giusto chiedete di fare un preventivo con tutte le vostre esigenze.
- È importante che non solo voi diate una occhiata alla futura location, ma anche i vostri consulenti (decoratore o wedding planner), cosi, insieme, potete decidere se questo è il posto ideale.
- La capacità della sala di ricevimento: il numero dei vostri ospiti incide sulle dimensioni della location a cercare. Una location troppo piccola rischia di rendere difficili gli spostamenti e risulta ovviamente scomoda, mentre una eccessivamente grande potrebbe far nascere la sensazione di vuoto. Verificate bene le informazoni in quanto a la capienza del locale quando fate il colloquio. Il numero d'invitati deve essere direttamente proporzionale alla grandezza degli ambienti del luogo. Tanti offrono un locale per 80 persone quando in realta sono in grado di ospitarne 50. Solitamente si considera circa 50 mq per invitato per un ricevimento in piedi; 1 mq o 1,20mq per persona seduta per lo spazio “cena” e circa 4mq per la pista di ballo. Da una altra parte, se prevedete un buffet la sala deve essere abastanza grande di accogliere i tavoli delle vibande e pietanze, cosi come lo spazio per circulare. I professionisti dell'organizzazione eventi consigliano di disporre di 200 mq per ricevere 100 persone.
Il colloquio con il titolare della struttura sarà poi il momento decisivo. Leggere: Colloquio di Assunsione: Domande al gestore della Location
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