La elección del lugar para la recepción es una de las tareas más difíciles de afrontar. No existe un límite para la elección: un castillo, gruta, museo, agroturismo, villa, restaurante, hotel, granja, jardín, discoteca, playa, refugio en montaña, en fin todo depende de ustedes.
Si, el lugar del banquete debe corresponder a ustedes e influirá en el estilo de la recepción. Pueden elegir el lugar que más les guste y les trasmita sentimientos especiales.
He aquí algunos puntos para no hacer de esta tarea una tortura:
- Determinen el precio máximo que pueden dedicar a la sección "sala".
- Considerar el clima; un lugar al aire libre no es la mejor opción para una boda de invierno.
- ¿Qué tipo de recepción ofrecen: bufé, cena, almuerzo, aperitivo?.
- Empiecen a buscar un año antes de la fecha en la que tienen la intención de casarse. Busquen en internet; impriman cualquier información útil, vean revistas especializadas. Echen un vistazo a las "guías turísticas" y comiencen la caza del castillo, granja, salón, villa-restaurante que necesitan.
- Tener en cuenta la distancia entre la iglesia y el lugar del banquete: un viaje de más de 30 o 40 minutos puede cansar mucho a los invitados.
- El lugar debe ser accesible. Los invitados no deben perderse. Elegir la mejor solución para la mayoría de los invitados, una atención adecuada para con ellos también requiere que ustedes elijan la ubicación teniendo en cuenta sus necesidades, especialmente si son de cierta edad. Den a sus huéspedes un mapa con las indicaciones sobre cómo llegar al lugar (por lo general se entrega junto con la invitación).
- Preparen una tarjeta con las preguntas para hacer a los encargados del puesto.
- Después de la elección de los posibles candidatos, comprobar la disponibilidad, el lugar se puede alquilar en la fecha que ustedes han definido?.
- Hagan una cita con los que les parecen cumplir a sus deseos y sus necesidades.
- La competencia no significa que ustedes tengan que precipitarse al primer puesto disponible.
- Cada vez que hacen una entrevista con el representante de la location, no se olviden de hacer una lista de los costos extras (costos ocultos).
- En el precio esta comprendido el Iva?
- Pidan un presupuesto por escrito a todos aquellos que han pre-seleccionado.
- Si finalmente, ven que el lugar es el lugar justo, pidan una cotizaciòn con todas vuestras exigencias.
- Es importante que no sólo ustedes le den un vistazo a la futura ubicación, también sus consultores (decorador o wedding planner), asì, juntos pueden decidir si este es el lugar ideal.
- La capacidad de la sala de recepción: el número de vuestros invitados afecta la dimensión del puesto a buscar. Un lugar demasiado pequeño podría hacer difícil moverse y resultaría obviamente incómodo, mientrás que uno demasiado grande puede dar la sensación de vacío. Verifiquen bien la información en cuanto a la capacidad del local cuando hagan la entrevista. El número de huéspedes debe ser directamente proporcional al tamaño de los ambientes del lugar. Muchos ofrecen una habitación para 80 personas, cuando en realidad son capaces de acomodar 50. Por lo general, se consideran aproximadamente 50 metros cuadrados por invitado para una recepción de pie, 1 metro cuadrado o 1,20 metros cuadrados por persona para una "cena" sentados y unos 4 metros cuadrados para la pista de baile. Por otro lado, si estan planeando un bufé la sala debe ser suficientemente grande para colocar las mesas de las bebidas y de platos, así como el espacio para moverse. Los profesionales de la organización de eventos recomiendan contar con 200 metros cuadrados para recibir 100 personas.
La entrevista con el titular de la instalación será el momento decisivo. Leer: Entrevista de Asunción: Preguntas al Director del Lugar del Recibimiento.
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